Ispred uredno složene police za knjige u svojoj kancelariji u Barceloni, Cecilia Delgado-Molina, izvršna sekretarka Međunarodnog sociološkog udruženja (ISA), prepričava nezaboravno iskustvo koje se dogodilo na drugoj strani svijeta, u prvoj godini nakon što je preuzela svoju ulogu.
„Na kraju smo platili za sobe koje su bile prazne. Budući da su ljudi putovali na velike udaljenosti radi interakcije uživo, nisu se pojavili na hibridnim sesijama koje su vodili govornici putem ekrana na licu mjesta.“
Cecilia se referira na hibridnu konferenciju održanu u Australiji 2023. godine, ISA-in eksperiment prelaska na hibridni sistem. „Nakon te konferencije, osjećali smo hitnije nego ikad da ISA treba duboku promjenu.“
Put pred njima bio je zastrašujući. ISA je osnovana 1949. godine, a njene metode su se činile jednako čvrsto ukorijenjene u 20. stoljeću. Međutim, 2023. godine, pod vodstvom predsjednika i Izvršnog odbora, ISA je počela zamišljati transformaciju koja je digitalna, da, ali i kulturna. Postojalo je prepoznavanje da je potrebno preoblikovanje razmišljanja svih.
Cecilia je meksička sociologinja čija je karijera dugo isprepletena s globalnim istraživačkim mrežama ISA-e. Ona vodi Sekretarijat Udruženja, predani tim posvećen podršci misiji i aktivnostima ISA-e. Sekretarijat je bio zadužen za implementaciju te vizije digitalne transformacije, koja uključuje: podsticanje digitalno povezane zajednice, poboljšanje usluga za članove i podršku globalnim istraživačkim mrežama ISA-e. Krajnji cilj je razvoj udruženja s održivim, korisnički usmjerenim digitalnim strategijama koje odražavaju posvećenost inkluzivnosti, pristupačnosti i globalnoj saradnji.
Prvi potez Sekretarijata bio je odlučujući: ISA-ina papirna arhiva morala je nestati! Udruženje je 2024. godine obustavilo arhiviranje papira, a svi novi materijali sada se nalaze na njihovom posebno izrađenom online portalu za članove. Nakon tri intenzivna mjeseca migracije, ovaj portal je članovima omogućio lakše obnavljanje članstva, plaćanja u stvarnom vremenu i digitalne resurse direktno u ruke.
Bio je to dobar početak, ali Cecilia je znala da pravi test digitalne zrelosti ISA-e leži u ponovnom osmišljavanju načina na koji članovi sarađuju, uče i povezuju se s udruženjem.
kada je ISC projekat Digitalna putovanja ponudila je 11 članova ISC-a da prođu ciljani koučing za digitalnu transformaciju, Cecilia je iskoristila priliku. Hitni izazov za ISA bio je osmišljavanje potpuno online simpozija za 2026. godinu. Cecilia je bila svjesna da prethodni eksperimenti nisu uspjeli, poput ranije spomenute hibridne konferencije, koja se činila kao da se dva svijeta sudaraju na loš način. Za ISA-u, potpuno online simpozij bi omogućio veću zastupljenost iz regija s globalnom većinom.
Konkretna podrška koju su Cecilia i njen tim tražili od grupe bila je u izgradnji samopouzdanja za nastavak istraživanja odgovarajućih tehničkih partnera za ovaj potpuno online simpozij. Bila im je potrebna pomoć u izradi Zahtjeva za ponudu (RfP).
Tokom tri sesije sa posvećenim trenerom, ambicije ISA-e su osmišljene u zahtjev za ponudu (RFP) koji obećava povezanije i angažovanije digitalno okupljanje. ISA-in trener je pomogao timu da prevede složene tehničke potrebe u jasne zahtjeve. Do juna 2025. godine, RFP objavljen je, privukavši prijedloge od tehnoloških partnera širom svijeta.
Gledajući unaprijed, Sekretarijat smatra online simpozij 2026. godine do sada najznačajnijim korakom ISA-e. Njihova vizija je uvjerljivo inkluzivna: „Očekujemo veću raznolikost, posebno iz regija koje su obično nedovoljno zastupljene. Ovo će omogućiti učešće naučnicima koji si ne mogu priuštiti putovanje zbog klimatskih uslova, troškova ili zdravstvenih problema.“
Grupna fotografija na kojoj su predsjednik ISA-e Geoffrey Pleyers, izvršna sekretarka ISA-e Cecilia Delgado-Molina, osoblje Sekretarijata ISA-e i lokalni volonteri na 5. ISA forumu sociologije u Rabatu, Maroko (2025). Zasluge: © Međunarodno sociološko udruženje.
Tokom rada na zahtjevu za prijedlog (RfP) iskrslo je i nešto neočekivano. „U početku smo mislili da samo pokušavamo shvatiti koju platformu odabrati,“ Cecilija kaže. „Ali ono što se pojavilo bilo je mnogo veće, jasan, strukturiran set alata koji bi mogao pomoći sličnoj organizaciji koja se suočava s istom digitalnom neizvjesnošću.“
Planiranje vaše online konferencije
Ovaj blog predstavlja detaljan vodič osmišljen da pomogne naučnim organizacijama da planiraju i organizuju efikasne online konferencije. Nudi praktičan način da se razmisli o svakoj fazi vođenja digitalnog ili hibridnog događaja – od definisanja svrhe, preko angažovanja učesnika, do naknadnog evidentiranja naslijeđa.
Rezultirajući priručnik nudi jednostavan plan za održavanje inkluzivnih online događaja. Prvo, zahtijeva jasnoću: Zašto održati konferenciju? Kako zaista izgleda uspjeh? Zatim, pažnja se skreće na učesnike koji bi bili uključeni: Ko su oni, zapravo? Ovo posebno važi za raznoliku globalnu publiku, jer njihove lokacije, jezici i barijere moraju oblikovati ono što se gradi.
Zatim dolaze praktične stvari. Odabir prave platforme, dizajniranje formata sesija koji odgovaraju potrebama članova i promišljeno stvaranje prostora za istinsku interakciju. Cecilia priznaje, sa karakterističnom otvorenošću: „Mi smo sociolozi, ali čak je i nama trebalo podsjetiti da se prava interakcija ne događa sama od sebe. Morate namjerno stvoriti uvjete za nju.“
Ključan, često zanemaren korak je posljednji stub alata, mjerenje i naslijeđe. Šta je funkcionisalo, a šta nije? Kako ćemo učiti i poboljšati se za sljedeći put?
Rezultat je strukturiran pristup planiranju konferencija, izgrađen na osnovu ISA-ine stvarnosti, koji druga naučna tijela širom svijeta mogu lako prilagoditi.
Ali možda najdublja lekcija koju je Cecilia izvukla iz ovog putovanja bila je ideja da se promjena kontinuirano praktikuje. Ona ohrabruje svoj tim da svaku odluku posmatra kao mali eksperiment, vođen pitanjima poput: Da li ovo funkcioniše za naše članove? Ako ne, kako se možemo prilagoditi? Tim je ovaj način razmišljanja i pristup prenio u projekat preuređenja web stranice, za koji trenutno biraju dobavljača. Nada se da će promjena perspektive kako bi se članovi vidjeli kao primarni korisnici alata postati vodeći princip koji je integriran u donošenje odluka.
Put Sekretarijata se pomaknuo od nade da će se popuniti prazne konferencijske sale, do aktivnog usmjeravanja na stvarne ljudske potrebe članova ISA-e i zajednica kojima služe. Kako ISA nastavlja da razvija svoj digitalni ekosistem, sa sobom nosi obnovljeni osjećaj svrhe i obećanje: nijedan sociolog ne smije biti zapostavljen.
Slika: Svjetski kongres sociologije Hybrid ISA, Melbourne, Australija, 2023. Zasluge: © Međunarodno sociološko udruženje.
Pročitajte više o naučnim organizacijama u digitalnom dobu 
Pročitajte više o budućnosti naučnih sistema 
Pročitajte više o Centru za naučnu budućnost 
Pročitajte više o pristupu izgradnje digitalnih puteva koji stavlja ljude na prvo mjesto 
Pročitajte više o alatu za planiranje online ili hibridne konferencije 
Pročitajte više o alatu za poboljšanje korisničkog iskustva u naučnoj organizaciji 